¿Le gustaría que le hiciera una auditoría el Internal Revenue Service? No es una experiencia agradable. Pero podría suceder si sus empleados no declaran y pagan impuestos por las propinas que reciben.

E incluso puede ser peor, ya que podría recibir una factura de impuestos FICA (Social Security y Medicare) por las propinas que el IRS dice que sus empleados han recibido y no han declarado, según una sentencia del U.S. Supreme Court de junio del 2002 que señala que el IRS puede hacer "estimaciones agregadas" de propinas presuntamente no declaradas y facturarlas a los propietarios de los restaurantes.

Como el IRS puede retroceder hasta 1988 (primer año en que los empleadores eran responsables de pagar los impuestos FICA de todas las propinas de sus empleados) para exigir el pago de impuestos atrasados, la re-evaluación de pago de impuestos de propinas pueden resultar devastadores para los propietarios de pequeños restaurantes, especialmente de aquellos que no conservan recibos que les ayudarían a enfrentarse a esta re-evaluación, según informan expertos legales de la National Restaurant Association.

Educar a los empleados sobre los requisitos de declaración de propinas es una forma de evitar problemas de auditorías relacionadas con las propinas. La National Restaurant Association quiere informar de ciertos datos básicos de ayuda para los restaurantes que emplean trabajadores que recibe propinas:

1. Usted tiene la obligación de recoger los informes de propinas de los empleados. El IRS requiere que cualquier empleado que reciba más de $20 al mes en propinas declare esas propinas a su empleador al menos una vez al mes. Los informes de propinas deben entregarse a los empleadores antes del día 10 de cada mes para el periodo de propinas del mes anterior. Los empleadores pueden pedir esos informes incluso con más frecuencia, como puede ser al final de cada turno, todos los días o todas las semanas. El IRS requiere información específica sobre los informes de propinas de los empleados (Consulte el cuadro de Recursos de abajo).

2. Debe declarar las propinas de sus empleados al IRS y retener los impuestos correspondientes. Los emplea-dores deben pagar su porción de impuestos correspondiente a los pagos de las propinas, además de retener de los salarios que realmente pague al empleado todos los impuestos necesarios de salario, FICA y otros impuestos relacionados con las propinas declaradas.

Al final del año, los empleadores deben calcular el total de las propinas declaradas ese año de cada empleado y registrar la cantidad en el formulario W-2 del empleado como "pagas", junto con las pagas realizadas en efectivo. En algunos casos, los empleadores también deberán "asignar" propinas a ciertos empleados en el formulario W-2 si no han declarado una cantidad suficiente de propinas (consulte el punto número 3).

3. Los empleadores que cumplan los siguientes tres criterios deben presentar el formulario 8027 (Información Anual del Empleado Sobre Ingresos por Propinas y Propinas Asignadas) al IRS en el mes de febrero, y en algunos casos deberán "asignar" propinas. Deberá completar el formulario si las propinas son práctica común en su establecimiento; si usted sirve comida y bebida para consumo en un establecimiento; y si usted tiene más de diez empleados o su equivalente (más de 80 horas de empleado) en un día normal. En este formulario deberá declarar los totales anuales de las ventas de su restaurante, las ventas en tarjetas de cargo, las propinas en tarjeta de cargo y las propinas declaradas.

4. Si presenta un formulario 8027 y el total de pro-pinas declaradas por sus empleados durante ese periodo de pago del año no suman el 8% de las ventas de su restaurante, también deberá seguir el procedimiento de "asignación de propinas". Este proceso • que indica al IRS los restaurantes en los que los empleados pueden no estar declarando todas sus propinas • requiere que "asigne" propinas a cualquier empleado que reciba propinas directamente que declaró propinas de menos del 8% de sus ventas. No tiene que retener impuestos de las propinas asignadas. Sólo tiene que mostrar el total asignado de propinas en el formulario 8027, y anotar estas asignaciones a los empleados específicos en sus respectivos formularios W-2. Las asignaciones pueden resultar complicadas. Para obtener más información, consulte el formulario 8027 o el Paquete educativo sobre declaración de propinas de la National Restaurant Association (ver abajo).

Recursos

• Publicación 1244 del IRS, Registro diario de propinas del empleado y declara-ción al empleador, que contiene un formulario que los empleados pueden usar. Descargue la publicación en inglés (PDF) o en español (PDF) de www.restaurant.org/legal/tips/resources.cfm. Ver "IRS Tip Reporting resources" alli.

• National Restaurant Association. La documentación incluye el Paquete para la declaración de propinas que viene con una guía para el empleador, 20 folletos para empleados, pósters, hojas informativas con ejemplos de impuestos sobre salarios y una tarjeta de bolsillo de referencia rápida. Tips on Tips: Questions and Answers for Tipped Employees (Consejos sobre propinas: Preguntas y respuestas para los empleados que reciben propinas) es una serie de 20 folletos disponibles en español e inglés. Vaya a www.restaurant.org/store o llame al 800-424-5156.

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